สถาปัตยกรรมของ Enterprise Content Management (ECM) ในสถานศึกษา

ความหมายของ Enterprise management systems (ECM)

การจัดการข้อมูลในองค์กร (Enterprise Content Management: ECM) หมายถึง การดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลมหาศาล (Big Data) ในองค์กร โดยใช้เครื่องมือทางเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารเข้ามาช่วยจัดการเอกสารและข้อมูลที่เกิดขึ้นในองค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทำงานและการตัดสินใจ

องค์ประกอบของระบบ ECM

1. การจัดการเอกสาร (Document Management) การนำข้อมูลเอกสารเข้าสู่ระบบ การควบคุมเวอร์ชั่นเอกสาร และการสืบค้นเอกสาร
2. การประมวลผลภาพ (Image Processing) การสแกนจากกระดาษด้วยเทคโนโลยีการรู้จำตัวอักษรอัจฉริยะ (Optical and Intelligent Character Recognition: OCR) เพื่อให้ระบบสามารถค้นหาข้อมูลได้
3. การจัดการดำเนินการเอกสาร (Workflow) และการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) ที่มีกระบวนการทำงาน การติดตามเอกสาร และการอนุมัติเอกสาร ตั้งแต่เริ่มต้นกระบวนการจนสิ้นสุดกระบวนการ
4. การจัดการข้อมูลบันทึก (Record Management) การเก็บข้อมูลระยะยาวผ่านระบบอัตโนมัติ ตามนโยบายและระเบียบการจัดเก็บเอกสารในสถานศึกษา
5. การจัดการเนื้อหาบนเว็บ (Web Content Management) มีฟังก์ชั่นการสร้างเนื้อหาและควบคุมการจัดการเปลี่ยนแปลงการใช้เนื้อหาบนเว็บ
6. คอนเทนต์โซเชียล (Social Content) การแบ่งปันเอกสารร่วมกัน การจัดการความรู้ และการสนับสนุนการทำงานและการโต้ตอบกันทางออนไลน์
7. การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (Digital Asset Management: DAM) การเก็บข้อมูลทางพัสดุ
8. การจัดการความรู้ (Knowledge Management) เป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันในองค์กรในตำแหน่งต่างๆ เช่น คู่มือการปฏิบัติงาน การพัฒนาบุคลากร เพื่อการพัฒนาคน และบรรลุเป้าหมายองค์กรแห่งการเรียนรู้
9. ระบบแฟ้มสะสมผลงานอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Portfolio) การเก็บผลงานการปฏิบัติงาน การประเมินการทำงาน
10. ความปลอดภัย (Security) มีการกำหนดสิทธิ์ (Permission) ในการเข้าถึงข้อมูล
11. องค์ประกอบเสริม (Extended components) เช่น การค้นหาอิเล็กทรอนิกส์ การวิเคราะห์เนื้อหา อีเมล และการจัดการไฟล์แพคเกจ

ผู้ที่เกี่ยวข้องในระบบ ECM

ผู้ที่เกี่ยวข้องในระบบ ECM ในสถานศึกษา ประกอบด้วยบุคลากรในมหาวิทยาลัยทั้งหมด สามารถแบ่งเป็น 5 ประเภทหลัก ดังนี้
1. ผู้ดูแลระบบ (Administrator) มีหน้าที่ติดตั้ง และดูแลระบบในภาพรวม บำรุงรักษาระบบ สนับสนุนการใช้งานของบุคลากร แบ่งโครงสร้างการจัดเก็บข้อมูลตามโครงสร้างของสถานศึกษา และสำรองข้อมูล
2. ผู้บริหาร (Manager) มีหน้าที่ตรวจสอบวงจรเอกสาร (Document Life Cycle) ให้เป็นไปตามกฎระเบียบ และข้อบังคับต่างๆ ของสถานศึกษา รวมถึงการลงลายมือชื่ออิเล้กทรอนิกส์ ในการอนุมัติเอกสาร ควบคุมการดำเนินการ (Workflow) ของเอกสารตามกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) และตัดสินใจ
3. อาจารย์ (Lecturer) มีหน้าที่นำข้อมูลเข้าจากการดำเนินงานในเอกสารที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ หนังสือทางราชการ การบริการวิชาการ แผนการสอน และใช้งานระบบให้เกิดประโยชน์ต่อการเรียนการสอน และการวิจัย
4. บุคลากร (Officer) มีหน้าที่นำข้อมูลเข้าจากการดำเนินงานในเอกสารที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ คู่มือการปฏิบัติงาน (Work Manual) การจัดการความรู้ (Knowledge Management) และใช้งานระบบ สืบค้นข้อมูล ส่งต่อเอกสาร เป็นต้น
5. ลูกค้า (Customer) เป็นผู้ที่อยู่นอกหน่วยงานหรือสถานศึกษา หรือเป็นผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียจากการดำเนินงานภายในหน่วยงานหรือสถานศึกษา

กระบวนการทำงานระบบ ECM

เมื่อในสถานศึกษามีระบบ ECM แล้ว จะต้องปรับใช้ให้เหมาะสมกับการใช้งานตามนโยบายของสถานศึกษานั้นๆ ซึ่งแตกต่างกันไปตามบริบทและโครงสร้างของสถานศึกษา โดยทั่วไปมีกระบวนการทำงานดังนี้

1. การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Register) เป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการของวงจรชีวิตข้อมูลและเอกสาร
2. การจัดการเอกสาร (Management) เป็นกระบวนการทำงานกับข้อมูลเอกสารในระบบ ECM เช่น การกำหนดข้อมูลเพิ่มเติมให้กับเอกสาร ได้แก่ การแสดงความเป็นเจ้าของเอกสาร เวอร์ชั่นเอกสาร ระยะเวลาจัดเก็บเอกสาร
3. การจัดเก็บข้อมูลเอกสาร (Store) เป็นการเก็บข้อมูลเอกสารลงในแหล่งจัดเก็บข้อมูล (Repository) ตามที่ผู้ดูแลได้แบ่งไว้ตามโครงสร้างของการจัดเก็บข้อมูลในสถานศึกษา
4. การทำงานร่วมกัน (Collaboration) เป็นการใช้เอกสารที่จัดเก็บร่วมกัน รวมถึงการส่งข้อมูลจากผู้สร้างเอกสารตามเส้นทางการเดินเอกสาร (Workflow) การอนุมัติเอกสาร (Approve) การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์จากผู้บริหาร และการเข้ารหัสเอกสารเป็น PDF ในกรณีที่ส่งเอกสารไปยังนอกสถานศึกษา
5. การสำรองข้อมูล (Backup) เป็นการจัดเก็บข้อมูลไว้สำรอง เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหายในกรณีฉุกเฉิน
6. การกำจัดเอกสาร (Eliminate) เป็นการสิ้นสุดการจัดเก็บข้อมูลเอกสารที่หมดอายุ ตามนโยบายการจัดเก็บข้อมูลของสถานศึกษา

สถาปัตยกรรม ECM สำหรับสถานศึกษา

ระบบการจัดการข้อมูลในองค์กร สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้หลากหลายรูปแบบทั้งในองค์กรขนาดใหญ่ องค์กรขนาดเล็ก องค์กรของรัฐบาล เอกชน และสถานศึกษา โดยเฉพาะสถานศึกษามักจะมีหนังสือและบันทึกข้อความเกิดขึ้นจำนวนมากเป็นประจำทุกวัน ดังนั้นสิ่งที่ควรพิจารณาก่อนที่จะนำระบบ ECM มาใช้ในองค์กร จะต้องศึกษาบริบทขององค์กรให้ดี ได้แก่ กำหนดความต้องการของการใช้งาน พื้นที่ที่ต้องการใช้ รวบรวมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดในองค์กร ปริมาณเอกสาร การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ การเข้าถึงเอกสารและการอนุมัติ เนื่องจากระบบ ECM เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของกระบวนการอื่นๆ ในระยะยาว สถาปัตยกรรม ECM สำหรับสถานศึกษาจะครอบคลุมตามองค์ประกอบและกระบวนการทำงาน ดังรูป

จากรูป จะแสดงสถาปัตยกรรมระบบการจัดการข้อมูลองค์กรแบบรหัสเปิดสำหรับสถาบันการศึกษา โดยแสดงถึงองค์ประกอบและกระบวนการตามที่ได้กล่าวไปแล้ว ซึ่งแต่ละส่วนของกระบวนการจะแสดงถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง การดำเนินการ และองค์ประกอบในแต่ละกระบวนการ ดังตาราง

กระบวนการ ผู้ที่เกี่ยวข้อง กระบวนการย่อย
Register – Manager

– Lecturer

– Officer

การนำเอกสารดิจิทัลเข้าสู่ระบบ (Document Capture) และการนำเอกสารกระดาษมาทำการสแกน และผ่านกระบวนการ รู้จำตัวอักษรอัจฉริยะ
Management – Owner การจัดการต่างๆ โดยมีองค์ประกอบได้แก่ การจัดการเมตาดาต้า การควบคุมเวอร์ชั่นเอกสาร การจัดการข้อมูลบันทึก แฟ้มสะสมผลงานอิเล็กทรอนิกส์ การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล และการจัดการความรู้
Store – Admin

– Manager

– Lecturer

– Officer

ประกอบด้วยองค์ประกอบต่างๆ ได้แก่ การค้นหา การจัดการเนื้อหาบนเว็บ และการจัดการไฟล์แพคเกจ
Collaboration – Officer

– Lecturer

– Manager

– Customer

เป็นการทำงานร่วมกันระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้องผ่านคอนเทนต์โซเชียล และทำงานร่วมกันผ่านแอพพลิเคชั่นอื่นๆ เช่น Open Office และ Google Application
Backup – Admin การสำรองข้อมูล โดยผู้ดูแลจะต้องมีการสำรองข้อมูลอยู่เป็นประจำ สามารถใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองได้ทั้งบนเซิร์ฟเวอร์ และบนคลาวด์เทคโนโลยี
Eliminate – System

– Admin

การกำจัดข้อมูลที่ครบระยะเวลาการจัดเก็บอัตโนมัติ จะถูกจัดการด้วยระบบ หรือถูกจัดการโดยผู้ดูแลในกรณีที่มีข้อมูลไม่จำเป็นบนระบบ ECM

กฤษณพงศ์ เลิศบำรุงชัย และสุรเชษฐ์ จันทร์งาม. (2561). การจัดการข้อมูลองค์กรแบบรหัสเปิดสำหรับสถาบันการศึกษา. วารสารการอาชีวะและเทคนิคศึกษา, 7 (14), 34-41.