fbpx
เทคโนโลยีการจัดการข้อมูลในองค์กร Enterprise Content Management (ECM)

เทคโนโลยีการจัดการข้อมูลในองค์กร Enterprise Content Management (ECM)

ความหมายของการจัดการข้อมูลในองค์กร (Enterprise Content Management: ECM)

การจัดการข้อมูลในองค์กร (Enterprise Content Management: ECM) เป็นการจัดการข้อมูลและการดำเนินการ (Workflow) ภายในองค์กร โดยใช้เครื่องมือทางเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เข้ามาช่วยจัดการ จัดเก็บ สำรองข้อมูล จัดส่งข้อมูล และเอกสารที่เกิดขึ้นในองค์กร เพื่อลดค่าใช้จ่าย และทำให้เกิดประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร (บุญเลิศ อรุณพิบูลย์, 2554, อรวรรณ วงศ์แก้วโพธิ์ทอง, 2554)

องค์ประกอบของ ECM

ปัจจุบันการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รับความนิยมมากขึ้น โดยในระบบจะมีองค์ประกอบต่างๆ (ABMEPE.KE, 2557)  ได้แก่

1. การจัดการข้อมูลเอกสารในองค์กร (Document Management) เป็นคลังจัดเก็บข้อมูลที่มีความเป็นระเบียบตามโครงสร้างการจัดเก็บเอกสารขององค์กร มีการจัดการสิทธิ์ให้กับบุคลากรในองค์กรที่แตกต่างกัน โดยบุคลากรมีหน้าที่อัพโหลดไฟล์ ดาวน์โหลดไฟล์ สืบค้นไฟล์ เป็นต้น

2. การจัดการเนื้อหาบนเว็บไซต์ (Web Content Management) ข้อมูลบางสิ่งจำเป็นต้องเผยแพร่สู่ภายนอกองค์กร ดังนั้นในระบบ ECM จึงได้รวมการจัดการเนื้อหาบนเว็บไซต์ เพื่อให้ง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูลในส่วนที่เผยแพร่

3. การจัดการข้อมูลไฟล์ดิจิตอล (Digital Asset Management) ไฟล์ดิจิตอลไม่ได้มีเพียงไฟล์ Word, Excel, PowerPoint และ PDF แต่ยังรองรับการอัพโหลดและจัดการไฟล์ได้ทุกประเภท

4. การทำงานร่วมกันเป็นทีม (Collaboration) เป็นส่วนสำคัญที่ทำให้การจัดการองค์กรมีประสิทธิภาพสูงขึ้น เนื่องจากในระบบ ECM มีโมดูลในการส่งต่อเอกสาร การทำวงจรการทำงานขององค์กร (Workflow) และมีการแก้ไขเอกสารร่วมกัน

กระบวนการจัดการระบบ ECM

(อรวรรณ วงศ์แก้วโพธิ์ทอง, 2554)

1. การนำเอกสารเข้าสู่ระบบ (Capture) เป็นการนำเอกสารที่อยู่ในลักษณะของกระดาษหรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เข้าไปในระบบ หากเอกสารเป็นกระดาษ จะต้องทำการสแกนแล้วบันทึกเป็น PDF แล้วบันทึกเข้าสู่ระบบ หากต้องการให้การสแกนสมบูรณ์ขึ้นควรใช้เทคโนโลยี Optical Character Recognition: OCR)

2. การจัดการเอกสาร (Manage) เป็นกระบวนการทำงานกับเอกสารในระบบ ECM เช่น การกำหนดข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสาร ไม่ว่าจะเป็น การแสดงความเป็นเจ้าของ เวอร์ชั่นเอกสาร อายุขัยของเอกสาร เป็นต้น

3. การจัดเก็บข้อมูลเอกสาร (Store) ประกอบด้วยการบริการคลังข้อมูลเอกสาร เป็นการบริการสืบค้น การจัดหมวดหมู่เอกสาร ระบบฐานข้อมูลเอกสาร เป็นการเก็บเอกสารดิจิทัลเชิงวัตถุ และเทคโนโลยีสื่อจัดเก็บข้อมูล เป็นโครงสร้างพื้นฐานในการจัดเก็บเอกสาร

4. การสำรองข้อมูลเอกสาร (Preserve) ระบบ ECM กำหนดให้มีการสำรองข้อมูลเอกสารในระยะยาวโดยใช้สื่อประเภทต่าง โดยมากจะจัดเก็บในฮาร์ดดิสก์

5. การจัดส่งเอกสาร (Deliver) เป็นการแปรรูปเอกสารให้มีความปลอดภัยแล้วจึงส่งมอบเอกสาร เช่น แปรรูปเอกสารให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF แล้วทำการเข้ารหัส (Public Key Infrastructure: PKI) แล้วส่งให้บุคคลภายนอกองค์กร เป็นต้น

ซอฟต์แวร์ Open Source ที่ใช้เป็นระบบ ECM

Alfresco

Alfresco คือระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร (ECM) ที่คุณสามารถใช้งานผ่านระบบคลาวด์หรือขณะเปิด Firewall ช่วยให้คุณจัดเก็บและแชร์เอกสารต่างๆ ที่จำเป็นต่อการประกอบธุรกิจทุกประเภท สามารถติดตั้งบนแท็บเล็ตเพื่อสะดวกต่อการพกพา และใช้งานบนระบบคลาวด์ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

https://www.alfresco.com/

Nuxeo

Nuxeo เป็นซอฟต์แวร์ ECM ที่พัฒนาด้วยภาษา Java EE เหมาะสมกับการใช้งานกับองค์กรขนาดใหญ่ มีส่วนประกอบทำงานหลักๆ ได้แก่ ฟังก์ชันจัดการเอกสาร การทำงานร่วมกัน การจัดการขั้นตอนการทำธุรกิจ การจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล รวมถึงสามารถปรับแต่และขยายความสามารถได้ตามความต้องการขององค์กร

https://www.nuxeo.com/

KnowledgeTree

KnowledgeTree เป็นซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่เป็นโอเพนซอร์สชั้นนำในเชิงพาณิชย์ระบบการจัดการเอกสารที่ออกแบบมาสำหรับ SMB และใช้งานแผนก ง่ายต่อการใช้เว็บและ Microsoft Windows การเชื่อมต่อ

https://www.knowledgetree.com/